Notes de frais
Les notes de frais sont des documents par lesquels un collaborateur demande le remboursement de dépenses professionnelles engagées à titre personnel (repas, transport, hébergement).
Comprendre notes de frais en détail
La note de frais est le processus par lequel un salarié se fait rembourser des dépenses professionnelles avancées avec ses fonds personnels. Le salarié fournit les justificatifs (tickets, factures), les soumet via un formulaire ou un outil digital, le manager valide, la comptabilité vérifie et le remboursement est effectué sur la paie.
En France, les notes de frais représentent un processus coûteux : 53 € de coût de traitement moyen par note de frais (étude GBTA), 20 % des notes contiennent des erreurs, et le délai moyen de remboursement est de 27 jours. Les solutions modernes (Mooncard, Spendesk, Expensya) digitalisent et automatisent ce processus : OCR pour scanner les justificatifs, catégorisation automatique, workflow de validation en ligne, et export comptable direct.
La tendance est à l'élimination des notes de frais grâce aux cartes corporate qui enregistrent automatiquement chaque dépense.
Solutions associées
Mooncard
Carte corporate et gestion automatisée des dépenses
Spendesk
Plateforme de gestion des dépenses entreprise tout-en-un
Expensya
Gestion des notes de frais simple et intelligente
SAP Concur
Leader mondial de la gestion des voyages et frais professionnels
Questions fréquentes
Les notes de frais sont-elles obligatoires ?
L'employeur est obligé de rembourser les frais professionnels. La note de frais est le processus le plus courant, mais les cartes corporate permettent d'éviter l'avance de frais.
Quel est le délai légal de remboursement ?
Il n'y a pas de délai légal précis, mais l'URSSAF considère qu'un remboursement doit intervenir dans un délai raisonnable. En pratique, la plupart des entreprises remboursent sous 30 jours.
Comment automatiser les notes de frais ?
Utilisez un outil comme Expensya ou Mooncard : scan OCR des justificatifs, catégorisation automatique, workflow de validation en ligne et export comptable direct.
Termes associés
Per diem
Le per diem est une indemnité journalière forfaitaire versée au collaborateur en déplacement pour couvrir ses frais de repas et de logement, sans justificatif.
Carte corporate
Une carte corporate est une carte de paiement professionnelle émise au nom de l'entreprise et attribuée aux collaborateurs pour régler les dépenses professionnelles (voyages, repas, fournitures).
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
L'OCR est une technologie qui permet de scanner un justificatif (ticket de caisse, facture) et d'en extraire automatiquement les données (montant, date, TVA, fournisseur).
Barème kilométrique
Le barème kilométrique est un tableau officiel publié chaque année par l'administration fiscale qui fixe les indemnités kilométriques (IK) pour les déplacements professionnels en véhicule personnel.